Lösungsbeispiel: PIM für den Mittelstand

Ausgangslage

Die Müller GmbH ist ein Unternehmen des technischen Handels und hat 120 Mitarbeiter. Die Firma verfügt über ein Warenwirtschaftssystem. Dort werden Stammdaten wie Artikelnummern und Preise gehalten. Alle Produktbilder und die technischen Details sind jedoch im Unternehmen verstreut – sie werden je nach Produktionsbereich von den einzelnen Sachbearbeitern lokal verwaltet.

Der Papierkatalog der Müller GmbH wird 1x jährlich manuell von einem externen Grafiker erzeugt. Um alle Daten aktuell und korrekt im Katalog abzubilden, müssen bis zu vier manuelle Korrekturläufe durchlaufen werden. Ein Großkunde hat außerdem kürzlich einen Katalog im BMEcat-Format angefragt – der Geschäftsführer weiß noch gar nicht, ob sein IT-Mitarbeiter das neben der täglichen Arbeit erledigen kann.

Lösung

Die Müller GmbH setzt ein zentrales Produkt-Informations-Management-System ein. Dort werden alle Daten gepflegt, die später als Information für die Kunden zur Verfügung stehen sollen. Über eine Verknüpfung mit der Warenwirtschaft können alle Stammdaten augenblicklich ins System übernommen werden und müssen nicht doppelt gepflegt werden.

Verschiedene Exportmöglichkeiten ermöglichen die automatisierte Ausgabe eines tagesaktuellen Katalogs - sei es ein Papierkatalog, ein BMEcat oder ein Shop im Internet. Auch Bilder und Dokumente werden mit dem Produkt-Informations-Management-System verknüpft und für jede Publikation live aus der Datenbank geladen.

Lösungsbeispiel: Sortimente dezentral pflegen

Ausgangslage

Die Müller GmbH hat eine Partnerfirma in Belgien. Von dort aus wird das Sortiment 'Schläuche' geliefert. Beide Firmen verwalten ihr eigenes Produktsortiment. Diese sollen für einen gemeinsamen Katalog abgeglichen werden.

Lösung

Beide Firmen nutzen ein zentrales Produkt-Informations-Management-System, das über das Internet synchronisiert werden kann. Auf diese Weise kann jeder Sachbearbeiter seinen Bereich pflegen und tauscht über Nacht oder per Online-Verbindung regelmäßig alle Aktualisierungen mit den Partnern aus.

Lösungsbeispiel: Angebotsblätter für die Händler

Ausgangslage

Die Firma Meyer GmbH & Co. KG bezieht regelmäßig Waren der Müller GmbH. Besondere Angebotspreise, die Müller jeden Monat für bestimmte Produkte definiert, sollen Meyer und die anderen Stammkunden ab sofort jeden Monat zugeschickt bekommen – am besten in Form einer übersichtlichen, bebilderten Preisliste, die die Vertriebsmitarbeiter kurzfristig selbst erstellen können.

Lösung

Die Vertriebsmitarbeiter definieren eine Produktauswahl, die auf der aktuellen Preisliste erscheinen soll, und erstellen in MeDaPro FastPage eine Ausgabevorlage. Wahlweise können auch vordefinierte Layouts verwendet werden. Die gewählten Produktdaten und -bilder werden automatisiert in die Vorlage übergeben. Anschließend wird die erstellte Liste auf dem Farbdrucker ausgegeben und kann sofort verschickt werden.

Lösungsbeispiel: Aufgaben im Team delegieren

Ausgangslage

Vertriebsleiter Oliver Schwarz stellt fest, dass Artikelinformationen in einem Kundenkatalog uneinheitlich gepflegt sind. Neben inkonsistenten Schreibweisen fehlen auch verschiedene Produktbilder, auch die Katalogstruktur ist noch nicht perfekt. An manchen Produkten scheinen wiederum die technischen Artikelinformationen veraltet zu sein. In einer Woche schon braucht der Vertrieb einen neuen Katalog, da ein jährliches Meeting mit dem Kunden ansteht.

Lösung

Der Katalogmanager der Müller GmbH überträgt die Fehlerliste von Herrn Schwarz als Aufgaben in den MeDaPro Work Manager. Dazu wird der falsch gepflegte Artikel markiert und innerhalb einer Aufgabe an den zuständigen Mitarbeiter delegiert. Die Mitarbeiter können aus ihrem Cockpit direkt zum Artikel springen, um Bilder und Informationen zu aktualisieren. Der Katalogmanager hat währenddessen in seinem MeDaPro Cockpit stets den Überblick über eigene und delegierte Aufgaben sowie den Arbeitsfortschritt. Sobald alle Punkte erledigt sind, kann er den neuen Katalog produzieren.